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急な出張で旅行をキャンセル!どう対応する?キャンセル料は?

2024-05-23

せっかく休みを取って旅行を予約していたのに、会社から急に出張命令が!キャンセルするにはどうすればいい?キャンセル料はどれくらいかかるの?……などなど、気になることがたくさん。
本記事では急な出張で旅行に行けなくなった方のために、キャンセルの仕方やキャンセル料の詳細について解説します。キャンセル料が発生した場合に、負担をカバーしてもらえる方法も……!?

急な出張!航空券のキャンセルどうしよう?

航空会社や運賃種別などによって異なりますが、航空券は1年近く前から購入が可能。早期購入割引を利用する場合など、旅行計画を立てたら航空券をすぐに購入する、という方も多いでしょう。
出張命令が出て旅行に行けなくなってしまった場合は、すみやかに航空会社にキャンセルの連絡をしましょう。航空会社などの予約サイトで購入した場合は、サイト経由でキャンセルを。

航空券のキャンセル料は、以下の2つを合わせたものになります。
<払い戻し手数料>
発券後にキャンセルした場合に時期に関係なく一律でかかる料金で、航空券1枚(1区間)ごとに必要なもの。
<取消手数料>
規約に定められた時期に入ってからキャンセルした場合にかかる料金で、「運賃の●%」「出発前まで一律●万円」というように、航空会社ごと、運賃タイプなどによってそれぞれ金額は異なる。

急な出張!きっぷの払い戻しは?

国内旅行で鉄道のきっぷを購入していた場合、急な出張で取り消す必要が出たらどうすればいいでしょうか。
購入したきっぷを全て持って速やかに駅の窓口へ向かい、払い戻し手続きを行いましょう。クレジットカードで購入している場合は、購入時に使用したカードも忘れずに。クレジットカードを経由して払い戻されます。クレジット決済した際の明細があれば、あわせて持参するとさらに◎。旅行会社の窓口でクレジット決済した場合は、その会社の窓口でしか払い戻されませんので注意しましょう。

急な出張!ホテルのキャンセルは?

急な出張で旅行できなくなった場合、旅行会社経由で申し込んだ場合は旅行会社に、直接予約した場合はホテルにキャンセルの連絡をします。旅行予約サイト経由の場合はサイトで取り消しを。
ホテルのキャンセル料は、予約方法や施設ごとで規定が異なります。宿泊日の3日前からキャンセル料の対象と定めているホテルもあれば、予約・入金が完了するとすぐに対象とするホテルもあります。セール価格で予約した場合は、キャンセルをしても払い戻されない場合も。

急な出張!パッケージツアーはどうキャンセル?

航空券や列車などの交通機関とホテルがセットになったパッケージツアーの場合は、予約した旅行会社にキャンセルの連絡をしましょう。旅行予約サイトで手配していた場合は、サイト経由でキャンセルをします。
パッケージツアーはキャンセル料が発生する日付が決まっています。基本的に海外パッケージツアーは31日前*まで無料、国内の場合は21日前*までのキャンセルであれば、キャンセル料はかかりません。
*…旅行開始日の前日から起算してさかのぼって計算します。

キャンセル料の負担を軽くする方法!

急な出張命令でせっかくの旅行に行けなくなってしまっても、キャンセル理由は「自己都合」となってしまうため、キャンセル料は負担せざるを得ません。しかしGWや年末年始など混雑するシーズンに旅行を計画するなら、早めに航空券やホテルを予約しておきたいもの……。
そんな時は、「旅行キャンセル費用補償保険」に加入するという方法もあります。急な出張で旅行を取り消した場合に、キャンセル料を補償してくれるといううれしい保険です。詳細は下記のリンクをチェックしてくださいね!
※ツアー予約に限り、出張でのキャンセルでは保険金の支払い対象となりませんのでご注意ください。

出張で旅行中止、慌てないために。

航空券やきっぷなどの交通機関、ホテル、ツアーなどそれぞれでキャンセル料がいつから発生するのが異なってきますので、予約をする前にしっかりと確認することが大切です。
キャンセルが心配な方は、キャンセル料を補償してくれる保険の加入も検討しつつ、安心して旅行計画を立てましょう。
※本記事はキャンセルについての概要を説明したものです。予約商品、内容等によって規定は異なるため、予約の際は各商品の規約を必ずご確認下さい。

■関連MEMO
JRきっぷの払い戻し・変更ルールについて分かりやすく解説!
https://www.travel.co.jp/guide/howto/292/
キャンセル料はいつから?いくらかかる?<航空券・ホテル・ツアー>
https://www.travel.co.jp/guide/howto/289/
格安航空券のキャンセル料はかかるの?LCCのデメリット
https://www.travel.co.jp/guide/howto/236/

【トラベルjp・ナビゲーター】
トラベルjp 編集部

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提供元:トラベルjp 旅行ガイド

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