社員旅行の幹事さん必見!企画方法やおすすめの行き先をご紹介

バブル崩壊後は減少したと言われるものの、社員旅行を開催している会社はまだまだ多く存在します。最近では社員旅行の良さが見直され、ちょっと変わった旅行を楽しむ企業も。
旅行比較サイト「トラベルjp」を運営するベンチャーリパブリックも、毎年社員旅行を楽しんでいます!
そこで「今年幹事になっちゃった」という方必見!ベンチャーリパブリック流・社員旅行の企画方法と、おすすめ旅行先をご紹介します。

1.社員旅行の幹事決め

ベンチャーリパブリックでは繁忙期を避け、会社として日程調整のしやすい毎年11月頃に社内旅行を企画しています。これまでは週末にかけて1泊〜2泊で、愛媛&広島、長崎&宮崎&鹿児島、出雲、宮古島など国内を旅行してきました。

まず社員旅行を企画する上で一番悩ましいのが、誰が幹事をやるのか、という点。ベンチャーリパブリックでは、前年の社内旅行のビンゴ大会で景品が当たった人が翌年の幹事を担当。しかし幹事だけでは手配に不慣れなので、旅行業に詳しいスタッフ数名が、毎年交代でサポートに入るようにしています。
また、ホテルや旅館で宴会を行う際の幹事は分けていて、こちらは新しく入ったスタッフが務めることがほとんどです。

「社員旅行、ちょっと面倒くさいな」「幹事なんてやりたくないな」と思う方も多いかもしれません。しかし社員旅行のメリットは、福利厚生を全社員が公平に享受できることと、社員同士の親睦を深めること。
普段話す機会のない他部署の社員や、声をかけづらい上司とも話せるチャンス!せっかく社員旅行のある会社に入ったのです。良い面に目を向けて、楽しい旅行を企画してしまいましょう。

2.社員旅行の日にち、行き先候補決め

つづいて幹事が集まり、おおよその日にちや行き先を協議します。先述の通りベンチャーリパブリックでは毎年11月頃が社内旅行の時期なので、7〜8月頃に初回のミーティングを開きます。

社員旅行の行き先は、
・過去の社内旅行で行っていない
・個人旅行では行きにくい
……という点を考慮して、意見が割れないようにある程度の行き先に絞ります。11月と言う季節柄、暖かい地域を選ぶことが多いです。
ここまで決めたら、全スタッフに向けて1回目のアンケートを取ります。アンケートはGoogleフォームなどのツールを使うと便利ですよ!
ベンチャーリパブリックでは日にちも確定させた上でアンケートを取りますが、社員数が少ない企業であれば、この時点で社員に参加できる日程を確認するといいでしょう。

3.社内旅行の日にち、行き先決定!

1回目のアンケートを集計して、おおよその参加人数と希望の行き先を割り出します。ベンチャーリパブリックの社員旅行は参加者全員で一度に同じ場所へ行きますが、社員数の多い会社であれば日にちや行き先を分けた方がいいでしょう。
社員旅行先が決まったら、参加人数を確定するために2回目のアンケートを取ります。この段階で確認することは参加人数なので、行き先のお知らせと、参加するか/しないかの二択、フリーフォーマットで質問・意見を募るのも良いでしょう。
行き先を決める際に、航空券や宿泊施設の空き状況を確認するのを忘れずに!空いていなければまた一からやり直しになってしまいます。また、空きを確認してから2回目のアンケート集計までを素早く行うのも重要です。

4.社員旅行のスケジュール決定、手配を開始

2回目のアンケートで人数が確定したら、スケジュールを組みます。
何時に出発するのか、どこを観光するのか、食事はどうするのか、ホテルはどこに泊まるのかなど、予算に合わせて旅程を立てていきます。ずっと団体行動は息が詰まる、という社員もいるので、初日は団体行動、翌日は自由行動、というプランにした方が良いでしょう。

スケジュールが決まったら、旅行手配に入ります。
社員旅行は人数が多いので、旅行会社で団体旅行を専門に扱うセクションにお願いするのが安心です。日にちと空き状況に余裕があれば、複数の会社に見積もりを取ってもいいでしょう。
団体旅行専門の担当者にお願いすれば航空券やホテルの手配をおまかせできるだけでなく、人数変更やキャンセルがあった場合に、宿への連絡や交通機関の取り消しなどを行ってもらえます。何より団体旅行のプロなので、困ったときに相談に乗ってくれるので心強い!
少人数の会社でも宴会やオプショナルツアーの手配などがあれば、団体旅行専門の担当者にお願いしたほうが安心です。一度お願いすれば翌年からも頼みやすいというメリットもあります。
ちなみにトラベルjpでは、社員旅行のおすすめプランを一括見積もりできるサービスを展開中!下のリンクからチェックしてくださいね。

5.宴会でのイベントを決める

ここから宴会の幹事が登場です。ベンチャーリパブリックでは初日の夕食は宴会を開くことにしていて、そこで毎年ビンゴ大会を開催!先述の通りそのビンゴ大会で当たった人が、翌年の幹事を引き受けるという決まりです。
ビンゴと言ってもルーレットを回して……というものではなく、スタッフの名前を氏名に分けてビンゴに使い、スタッフ同士フルネームを覚えるのに一役買うなど、毎年趣向を凝らしたビンゴゲームを計画しています。
ビンゴ大会の景品を手配するのも宴会の幹事の仕事です。旅行関係の会社ということもあり、景品は旅行券が好評ですよ。

社員旅行をスムーズに進めるために

スムーズに社員旅行を進めるために、以下のポイントをご紹介します。
・旅のしおりはスマホで見られるようPDF化
・チャットツールやLINEなどで参加者全員のグループを作る
・ホテル、ドライバー、添乗員の方への心付けの準備も忘れずに。サービス提供前に渡すこと
・自由行動では一人ぼっちができないよう、幹事から声掛けを!
・社員旅行に参加できなかった社員へのお土産も忘れずに

社員旅行でおすすめの行き先

それでは最後に、社員旅行におすすめの行き先をご紹介します。社員旅行の予算が会社から出るのか、社員が積み立てをするのか、日数や過去の旅行先など考慮しながら、旅行計画の参考にぜひどうぞ!
【国内】
・箱根
関東近郊で手軽に行ける人気の旅行先です。普段の旅行ではなかなか泊まれない高級旅館が多く、箱根ガラスの森美術館など観光スポットがギュッと集まっていて回りやすいのも高ポイント。
・京都
桜や紅葉シーズンを避ける必要がありますが、大人の修学旅行という雰囲気が楽しいですね!見どころが多いので、自由行動をメインにして好きなところを回れるように計画したほうが良さそうです。
・伊勢
パワースポット伊勢神宮をみんなで参拝して、業績アップと社員のプライベートの充実を祈願!海産物がおいしいのでグルメな上司も大満足ですね。関西からなら日帰りでも。
国内旅行の場合、基本的な日程は1泊2日。小さいお子さんのいる社員が多い場合は泊まりだと厳しいので、日帰りプランを設定してもいいかもしれません。

【海外】
・台湾
安近短の旅行先と言えばココ。何度行っても楽しめるリピート率の高さも魅力です。ご飯が日本人の口に合うので、幅広い年齢層に◎
・グアム
せっかくならビーチへ、でもあまり日数は取れない、そんなときの味方になる近場リゾート。日本語が通じやすく、街もコンパクトなので短期間で回りやすいです。
・ベトナム
最低4日間は必要ですが、フライト本数が多いので滞在時間の調整がしやすい行き先です。ホイアンなど女子旅に人気急上昇中なので、女子社員の参加率が高くなるかも?
社員旅行で何泊するか、という点は悩ましいところですが、土日も挟めば4〜5日の旅行はできそうですね。5日間だとハワイ旅行も行ける日程ですが、時差ぼけが辛いので東南アジアがおすすめです。

せっかくの社員旅行を楽しもう!

社員旅行、どこへ行くか、いくらくらいで行けるのか、悩んだらトラベルjpでツアーを検索してみてください!大体の予算が把握できますよ。
社員旅行、ちょっと憂鬱だな……という方も、せっかくなので楽しまないと損!旅行先では、普段ちょっと怖い先輩の違う面が見られるかもしれませんよ。
※本記事は社員旅行の概要を説明したものです。

【トラベルjp・ナビゲーター】
トラベルjp 編集部