いまやプライベートだけでなく、仕事でも「スマホがなくてはやっていけない」という場面が多くなっています。
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生活になくてはならない存在となりつつあるスマホですが、その便利さゆえに、会社でなにげなくとった行動が、あとで問題になってしまう危険性もあるのです。
■会社に無許可のメール転送社内や取引先との連絡など、仕事のやりとりにメールは必須です。外出が多い仕事だと、デスクのパソコンでメールをすぐ確認できず、不便に思うこともあるかもしれません。
仕事のメールがスマホに自動転送されるようにしておけば、外出先でもすぐにチェックできて、とても便利ですよね。
でも、だからといって、仕事のメールをプライベートのスマホに転送するのはNG。普段持ち歩くスマホは、紛失や盗難、情報漏えいなどのリスクも高いもの。
もし機密事項の含まれたメールをスマホに転送して、スマホから情報が漏れたりするようなことがあれば、あとで大問題になってしまいます。
業務上、必要であると会社から許可を受けている場合をのぞいて、会社のメールを勝手に転送するのはやめたほうがいいでしょう。
■会社のパソコンでUSB充電朝うっかりスマホを充電しないまま出勤してしまい、日中気づいたらバッテリーがあとわずか…なんていう経験をしたことのある人も多いはず。
スマホの充電が少ないと、何となく不安になるものです。つい会社のパソコンからUSB経由で充電したくなりますが、その行為もじつはNG。
万が一、スマホがウイルスに感染していた場合、それが会社のパソコンにも広がって大変なことになってしまいます。さらには、感染が社内全体のパソコンにも広がり、システムなどに影響が出る可能性も。
「USBを使わなければ大丈夫」と思っていても、会社のコンセントでプライベートのスマホの充電をすると、許可がない場合、窃盗罪にあたる可能性もあるため注意が必要です。会社でスマホの充電をしたい場合は、許可をとるか、モバイルバッテリーを使うようにしましょう。
■会議のホワイトボードをメモ代わりに撮影会議や打ちあわせのときには、話しあった内容をホワイトボードにまとめながら進行することが多いものです。会議の内容はしっかり把握しておかなければいけないけれど、ボードに書かれた内容をすべてメモするのはなかなか大変。
そんなときはスマホのカメラでホワイトボードを撮影しておけば、あとでいつでも見かえすことができて便利ですよね。
でも、会議の内容には機密事項が含まれているケースもあり、軽い気持ちで撮った写真が情報漏えいの原因となってしまうことも。
会社や議題によっては、会議の席でスマホを出すことや、社内での撮影自体が禁止されている場合もあります。不安に思ったら、事前に確認をとっておいた方がよいでしょう。
便利だけれど、その分気をつけなければいけないことも多いスマホの使い方。軽い気持ちでやったことがトラブルの原因にならないように、普段の行動を見直してみることをおすすめします。
(加藤 朋実)
